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  • Como Implementar Soluções de Software

    Como Implementar Soluções de Software

    Esta é a segunda parte de uma série destinada a abranger o processo de selecção e implementação de soluções de software empresarial, sendo que este artigo abrange a parte de “Como implementar soluções de software empresarial” na óptica do cliente.

    No último artigo o processo de escolha não foi terminado, dado que a etapa final está relacionada com aspectos de implementação que vamos agora detalhar. Soluções desta dimensão necessitam de um nível relevante de configuração e customização para assegurar o alinhamento com os requisitos de negócio, portanto, a forma como a solução será implementada, o modelo de gestão de projecto, o envolvimento do negócio, e claro o esforço do projecto, representam factores importantes para o processo de escolha.

    Nesta fase os requisitos funcionais e de negócio já estão identificados, a solução está identificada e os parceiros seleccionados já apresentaram propostas, pelo que já é possível determinar o custo e avaliar as propostas.

    “Mas a implementação não é independente da escolha da solução?“

    Depende de vários factores.

    Como mencionado no artigo anterior, a escolha do parceiro de implementação é tão importante como a escolha da solução, dada a complexidade e abrangência das soluções de software empresarial. A ausência de um parceiro de implementação qualificado, incapacidade em responder a requisitos chave ou custos excessivos, são factores que podem definir a escolha entre duas soluções de software concorrentes.

    Não devem ser colocadas de parte outras possibilidades de suprimir limitações a nível de parceiros, mas é importante destacar o impacto do parceiro de implementação no esforço financeiro do projecto, na qualidade da solução final, bem como no ROI do projecto.

    Avaliação das propostas

    Para além dos critérios mais preponderantes como o enquadramento nos requisitos, esforço e custo, existem outros critérios relevantes que permitem avaliar com maior nível de detalhe as propostas recebidas. De seguida enumeramos alguns desses critérios:

    Nível de detalhe financeiro

    Qual o custo da solução base, o custo da implementação inicial, esforço anual de manutenção correctiva, renovações de licenciamento, formação, envolvimento de recursos internos. Este nível de detalhe é importante para assegurar que as estimativas de TCO não são defraudadas.

    Detalhe do planeamento

    Como já mencionado no primeiro artigo, abordagens demasiado simplistas seguem muitas vezes uma óptica comercial, onde será quase certo que necessitam de extensões ao longo do projecto. Assegure que o plano de implementação cobre todos os aspectos chave com detalhe.

    Nível de complexidade do projecto

    Pode ocorrer que alguns requisitos aumentem de forma significativa o esforço do projecto, pelo que é importante perceber nos requisitos que apresentou, o que é fácil e difícil de realizar. Uma abordagem comum na solicitação de propostas é pedir para identificar por requisito, o que é assegurado nativamente pela ferramenta ou garantido através de customização e se customizado, qual o nível de complexidade da mesma.

    Gestão do conhecimento

    Se tem processos de negócio importantes reflectidos na nova solução, torna-se necessário reter o conhecimento da solução implementada. Esta retenção de conhecimento deve ser assegurada por via de acompanhamento do parceiro através de serviços de manutenção contratados ou por transmissão de conhecimento.

    Existem diversos pontos aqui presentes que são difíceis de determinar se não possuir algum conhecimento dentro da sua organização. Se for esse o caso recomenda-se a contratação de serviços de consultoria, como a Sollogica, para auxiliar no processo de selecção e implementação do software, mitigando riscos derivados da ausência de conhecimento e providenciando o expertise necessário para tomar caminhar rumo ao objectivo pretendido.

    Implementação da Solução

    Após a selecção estar efectuada passamos então ao processo de implementação, que apesar de estar a cargo da entidade contratada para o efeito, deverá ter um acompanhamento cuidado por parte do cliente.

    Tal como na fase de levantamento de requisitos internos, deverá ter um conjunto de recursos alocados para assegurar o progresso do projecto, clarificação dos requisitos, detalhe dos processos operacionais, experiência de utilização e outros factores que sejam necessários antes da fase de aceitação. A constituição da equipa deverá ser efectuada pela definição dos perfis necessários a envolver, seguindo-se da alocação dos recursos a cada perfil.

    Dentro dos perfis identificados estará sempre um sponsor do projecto, tipicamente ligado à gestão de topo da organização, com o objectivo de acompanhar o progresso geral da implementação, o que nos leva à metodologia de implementação.

    Gestão do projecto

    Em termos de gestão de projecto a nossa preferência e conselho vai sempre para metodologias baseadas em princípios Agile, sendo que o Scrum é a mais popular mas existem outras como o Kanban.

    Nem todos os projectos poderão ser implementados desta forma, seja pela dimensão do projecto, caraterísticas especificas da área de negócio ou requisitos de implementação, no entanto de todos os princípios Agile destacamos dois que consideramos fundamentais para o processo de desenvolvimento e implementação de soluções, independentemente da metodologia:

    Apresentar resultados de forma frequente e periódica

    É das questões que consideramos mais importantes em qualquer implementação, dada a maior facilidade em gerir expectativas e caminhar rumo ao objectivo proposto.

    Capacidade de ajuste face a alterações no âmbito

    Assumir que apesar do trabalho base existem sempre imponderáveis que aumentam consoante a dimensão e complexidade do projecto, assegurando a capacidade efectuar ajustes sem comprometer o projecto.

    Mesmo que o parceiro de implementação utilize outra forma de gestão do projecto, pelo menos estes dois princípios devem ser assegurados para efectuar o acompanhamento dos trabalhos de implementação bem como de providenciar capacidade de reacção a mudanças no âmbito do projecto. Feito este à parte, a nossa recomendação será sempre na utilização de metodologias Agile.

    Gestão da mudança

    Este é um dos aspectos mais importantes para o sucesso da implementação, dado que é natural existir alguma resistência à adopção da nova solução. Esta resistência irá variar consoante o tipo de solução a ser implementado, a cultura empresarial ou o nível de maturidade digital da organização, no entanto a falta de adopção é um risco elevado que deve ser gerido.

    De forma a mitigar este risco destacamos as seguintes medidas:

    Identificar e transmitir benefícios da mudança a todas as áreas afectas. A transmissão pode inclusive ser feita na prática com acessos preliminares, mostrando a todos os envolvidos os ganhos da mudança.

    A liderança deve dar o exemplo, assumindo a mudança, envolvendo-se no processo e monitorizando a adopção ao longo do tempo para evitar retrocessos.

    Utilizadores chave não são apenas recursos pro-activos, mas devem ser embaixadores de mudança junto dos colegas.

    Cultura de grupo pode gerar censura se um individuo de uma área ou grupo de trabalho que compreende os benefícios da mudança estiver rodeado de pessoas não receptivas. As redes sociais da sua organização devem estar reconhecidas para evitar rejeições.

    Aceitação e entrada em produção

    Após o procedimento de testes de aceitação pode então efectuar a entrada em produção conforme a abordagem definida no plano e usufruindo das novas funcionalidades e do retorno das iniciativas tomadas, enquanto que já prepara as próximas iniciativas da organização.

    Se tem questões sobre este artigo, ou necessitar de informação adicional contacte-nos pelos canais ao dispor.

  • Como escolher a melhor solução de software?

    Como escolher a melhor solução de software?

    Este artigo faz parte de uma série destinada a abranger o processo de selecção e implementação de soluções de software empresarial, sendo que este primeiro artigo vem responder à pergunta feita no titulo: Como escolher a melhor solução de software para o meu negócio?

    Soluções de software empresarial têm a capacidade de melhorar drasticamente a performance de um negócio, assegurando maior controlo e percepção das operações de forma a produzir mais valias para utilizadores, gestão e clientes. No entanto dado o esforço e impacto no negócio, se este processo não for devidamente planeado pode resultar em perdas significativas.

    E se existe algo em comum nos anos de experiência que acumulei a providenciar soluções empresariais é que não existem duas implementações iguais. As características organizacionais, humanas, especificas da área de negócio, o contexto tecnológico da organização, o nível de maturidade dos processos de negócio, são todos factores que contribuem para o nível de especificidade do projecto.

    Dado que estas especificidades produzem um determinado nível de risco em termos financeiros, de esforço e eventualmente de mudança, a partir do momento em que se parte para a aquisição de uma solução de software é necessário aferir que requisitos funcionais e de negócio devem ser considerados, bem como quem deve ser responsável por identificar e validar os requisitos, de forma a mitigar o risco do processo.

    O que são soluções de software empresarial

    Soluções de software empresarial são sistemas de software de larga escala, com capacidade para centralizar e gerir os processos das áreas de negócio a que estão afectos. Estes sistemas providenciam um nível de automação, monitorização e recolha de informação que permite reduzir custos operacionais, aumentar a eficiência e eficácia dos processos e produzir indicadores de performance em tempo real.

    As tipos de soluções de software empresarial e a sua relevância vão variar consoante a dimensão da organização ou áreas de negócio, no entanto ficam alguns exemplos:

    • Plataformas de Automação de Marketing
    • Customer Relationship Managment, ou “CRM”
    • Enterprise Resource Planning, ou “ERP”
    • Sistemas de Supply Chain Management
    • Human Resource Management, ou “HRM”
    • Enterprise Asset Management, ou “EAM”
    • Sistemas de Business Intelligence

    Quem deve estar envolvido

    Para identificar quem deve estar envolvido no processo de levantamento de requisitos, é necessário definir os perfis chave a envolver nas várias fases de projecto.

    Tipicamente os recursos necessários enquadram-se nos seguintes perfis:

    Patrocinadores

    Perfil das principais chefias da organização, os patrocinadores do projecto devem providenciar a visão e o rumo a seguir, garantindo o alinhamento de todos os envolvidos.

    Decisores

    Perfil de gestão usualmente afecto aos processos impactados, como por exemplo os responsáveis de produção e finanças no caso de um ERP, ou o responsável de vendas no caso de um CRM.

    SME’s

    Ou Subject Matter Experts, representa o perfil dos recursos especializados nos processos alvo, responsáveis pela recolha, avaliação e elaboração dos requisitos.

    Suporte e colaboração

    Outros stakeholders, perfis de áreas relacionadas que possuem informação relevante e operacionais de suporte.

    Requisitos de Negócio

    Requisitos de negócio são os elementos que o negócio necessita para assegurar o seu funcionamento, como um processo de negócio, uma regra de negócio ou uma tarefa. A distinção para requisitos funcionais está no facto que os requisitos de negócio representam algo que o negócio necessita para o seu funcionamento, sem estar directamente relacionado com o que é pretendido da solução de software.

    Um processo de negócio é por exemplo a entrada de um novo empregado, a gestão de oportunidades de negócio ou o desenvolvimento de produto. No caso de uma regra de negócio temos por exemplo a forma como se determina o desconto a dar a um cliente ou os critérios de aprovação de despesas.

    Nesta etapa é de uma importância fulcral assegurar que todos os stakeholders estão envolvidos no processo de forma a assegurar a identificação completa e detalhada de todas as necessidades do negócio.

    Uma boa prática após a identificação requisitos de negócio é categorizar e definir graus de importância para os mesmos. Desta forma é possível efectuar ajustes mais facilmente, ou avaliar as propostas recebidas com maior precisão.

    Requisitos Funcionais

    Os requisitos funcionais são as funcionalidades que o sistema deve realizar, na óptica do utilizador, de forma a suprimir necessidades identificadas, como por exemplo: “Quando do registo de um novo pedido de suporte, o sistema deve notificar por email a equipa de suporte, bem como o responsável directo da pessoa que efectuou o pedido“.

    Nesta etapa devem ser identificadas todas as funcionalidades pretendidas, pelo que é importante assegurar que todos os stakeholders relevantes estão envolvidos. Adicionalmente deve assegurar que nos perfis afectos a esta fase estão recursos com capacidade de avaliar a exequibilidade dos requisitos.

    É nesta etapa que se começam a identificar as características gerais da ferramenta, como Cloud ou On-Premise, capacidades multi-língua, multi-moeda, extensibilidade da ferramenta, capacidades de exportação e integração ou a experiência de utilização.

    Custo

    O esforço financeiro será sempre um critério decisor na escolha da solução correcta, derivado da dimensão das soluções e da potencial longevidade do processo de implementação de alguns destes tipos de soluções.

    De forma a antever o esforço financeiro para a solução, o indicador principal a ter em conta denomina-se Custo Total de Propriedade, ou TCO. Este indicador identifica todos os custos associados à implementação e disponibilização da solução, incluindo a aquisição ou licenciamento do produto, customização e configuração, manutenção correctiva e evolutiva.

    A importância deste indicador provém do facto de, em soluções desta dimensão, o esforço de customização e manutenção da ferramenta pode tornar-se superior à aquisição ou licenciamento do produto. Por outro lado é um modelo comercial comum atrair o cliente através de um investimento inicial baixo e modelos de implementação simplistas, revelando o custo e complexidade reais apenas quando o cliente já investiu na escolha que fez e é demasiado tarde para voltar atrás, pelo que estimar o TCO à partida do projecto é uma forma de evitar imprevistos orçamentais que podem gerar complicações.

    Um dos pontos fulcrais para efectuar esta estimativa é a correcta identificação e aplicação dos requisitos de negócio. As diferenças na forma como a organização pretende implementar os seus processos de negócio na nova solução podem provocar variações radicais no esforço e custo do projecto. Por este motivo a identificação e aplicação dos requisitos constitui uma peça chave para estimar o TCO.

    Equívocos Comuns

    Após descrever algumas etapas chave deste processo, é importante também desmistificar algumas ideias e questões que frequentemente vejo ocorrer durante implementações de software empresarial.

    Out-of-the-box nenhuma solução faz aquilo que precisa

    Out-of-the-box ou OOB é a forma de descrever a solução como acabada de sair da caixa, ou seja não existem quaisquer configurações ou customizações efectuadas. Derivado da abrangência deste tipo de soluções bem como da diversidade e complexidade de diferentes processos e áreas de negócio, muito dificilmente o software estará pronto a funcionar quando o recebe.

    Mesmo numa abordagem extrema de alinhamento dos processos de negócio à forma como estão reflectidos na solução base, algo que não recomendo nenhum negócio a fazer, vai sempre existir necessidade de parametrizar a solução.

    Na aquisição de soluções empresariais de grande dimensão, deve sempre assegurar um parceiro de implementação que possua o expertise necessário para implementar os requisitos identificados, garantindo que a ferramenta irá atingir os objectivos propostos.

    Se não sabe o que a solução precisa de fazer, então a solução torna-se parte do problema

    O trocadilho é intencional, porque infelizmente, a incorrecta ou ausente identificação dos requisitos de negócio é algo ocorre com alguma frequência. É também uma das principais razões para os custos de implementação começarem a escalar, seja por via de esforço adicional no projecto para suprimir necessidades de informação ou por via de manutenções evolutivas para corrigir algo que podia ter sido bem feito logo à partida.

    Processos de negócio devidamente identificados são uma premissa para uma implementação de sucesso.

    É necessário alinhar processos e tecnologia

    Mesmo com os requisitos bem identificados, quase sempre surgem situações onde a solução não consegue responder a um ou outro requisito, ou então o esforço para os cumprir é exagerado, ou então cumpre os requisitos mais importantes como nenhuma outra solução consegue, mas tem alguma limitação noutra área.

    Assegurar um match exacto em tudo o que o negócio necessita vai ser sempre um exercício complexo, pelo que a forma mais segura de atingir os objectivos é conseguir perceber em cada caso de alinhamento entre processos e tecnologia, em qual dos lados deverá estar o esforço de alinhamento. Este é um caso base da importância de ter conhecimento e experiência do seu lado, o que leva ao tema seguinte.

    A escolha do parceiro de implementação é tão importante como a ferramenta

    Derivado da complexidade e abrangência das soluções de software empresarial, uma das peças chave para conseguir atingir os objectivos é a escolha de um parceiro de implementação. Para além dos critérios de escolha mais comuns como a experiência e o custo, o parceiro de implementação deve assegurar o alinhamento entre tecnologia e negócio, extraindo ao máximo as potencialidades da solução de uma forma transparente, integra e eficaz.

    A Sollogica cumpre estes requisitos com distinção, possuindo expertise para intervir na fase de levantamento de requisitos ou implementação da solução, assegurando o sucesso das iniciativas digitais pretendidas.

    Etapas do Processo

    Após rever os tópicos principais do assunto é possível resumir as primeiras etapas do processo de selecção:

    1. Definir equipa do processo

    Assignar equipa ao processo, identificando os recursos alvo para os perfis definidos.

    2. Identificar requisitos de negócio e funcionais

    Depreende do inventário e mapeamento dos processos de negócio, bem como do levantamento dos requisitos.

    3. Formalizar requisitos

    Via caderno de encargos, RFP ou outro modelo pretendido, de forma a apresentar aos parceiros seleccionados para elaboração de proposta.

    4. Definir shortlist de soluções e parceiros de implementação

    Reduza o leque de opções consoante o enquadramento nos requisitos e outros critérios identificados. Vários fabricantes de soluções delegam a configuração e customização das soluções para parceiros, pelo que nesta etapa deverá também identificar quais os parceiros pretendidos nas soluções identificadas.

    5. Identificar TCO

    Após conhecer as propostas dos parceiros seleccionados, já possui os elementos necessários para identificar o custo total de propriedade, o que lhe vai permitir identificar o esforço financeiro ao longo do tempo.

    Os passos seguintes de selecção efectiva do produto e parceiro, dependem de factores adicionais referentes ao processo de implementação, que iremos abordar na segunda parte desta série: Como implementar de soluções de software empresarial.

    Se tem questões sobre este artigo, ou necessitar de informação adicional contacte-nos pelos canais ao dispor.